KM  分享系列 - 關注內容管理?

     

      

筆者最近收到美國生產力與品質中心(註一) 2014 內容管理(Content Management)之最佳實務研究問卷,問卷內容問題值得分享給大家:

問卷目的:

為了解目前內容管理策略及方法,包括組織對如何搜尋、多維度分類、雲端儲存、行動存取以及社交內容的策略及方法。

策略

1. 貴組織之策略聚焦在下列目的之程度:(一點也不、很小限度、有些、顯著、極端)

        - 組織內容以協助團隊有效率的存取

        - 跨越界限存取內容

        - 保存資料為了歷史記錄、以及符合法令規定之目的

        - 為管理與客戶往來網路上之資料

        - 與流程管理整合內容

        - 協同合作產出內容(如透過文件分享或Wiki)

2. 貴組織之內容管理策略聚焦在下列各種內容之程度:

                                                (一點也不、很小限度、有些、顯著、極端)

        - 標準作業程序

        - 資深專家及最佳實務(例如:專家撰寫之白皮書)

        - 工具及範本

        - 指導性內容(例如:可重複使用之設計、內容以及智慧財產)

        - 使用者非正式產出之內容(例如:部落格、wiki、討論串)

        - 專案類內容(例如:跟特別專案或客戶相關之文件)

3. 請描述貴組織為廣泛使用而儲存及整理內容的哲學:

        □ 我的組織有集中式儲存內容

        □ 我的組織在多處地點儲存內容,但大部分的同仁使用集中式的介面或搜尋能力來存取內容

        □ 我的組織在多處地點儲存內容,但並沒有使用集中式的介面或搜尋能力來存取內容

4. 貴組織的內容管理策略是知識管理或知識分享策略的其中一部分嗎?

        □  是  □  否

工具及方法

5. 貴組織的員工是如何知道有新的或有價值的內容的?

         搜尋

         以角色或主題區來主動瀏覽

         以角色或主題區的提醒

         社群、同儕網路、或社交網路傳來之訊息/連結

6. 貴組織的內容管理策略及方法支援影片嗎

        □ 是的,影片是我們大部分的策略也鼓勵同仁大量使用

        □ 影片佔了策略了的其中一部分,但我們並不鼓勵廣泛使用

        □ 否,但我們期望在未來二年增加影片至我們的策略之一

        □ 否,在短期內並沒有業務相關需求

7. 貴組織目前使用雲端儲存來放集團內容嗎?

        □ 是的,大部分儲存在雲端

        □ 部分儲存在雲端,部分沒有

        □ 否,但我們期望在未來二年將部份資料搬至雲端

        □ 否,在短期內並沒有業務相關需求

8. 貴組織透過智慧型手機或平板來提供行動存取嗎?

        □ 是的,我們有相關APP

        □ 我們沒有相關APP,但員工常透過智慧型手機或平板存取資料

        □ 否,但我們期望在未來二年將提供行動存取

        □ 否,在短期內並沒有業務相關需求

9. 請選擇您目前使用的內容管理供應商或應用系統:

        AlfrescoEMC (including Documentum) Ever Team (including EverSuite) Fabasoft (including Folio) HP (including Autonomy) Hyland Software (including OnBase) IBM Laserfiche (including Laserfiche Rio and Laserfiche Avante) M-Files Microsoft (including SharePoint) Newgen (including Omni Suite) Objective OpenText (including OpenText Content Suite) Oracle (including WebCenter Content) Perceptive Software Saperion (including Saperion ECM Suite)Siav (including Archiflow, Virgilio, Intelligo and Cartesio)Software Innovation (including Business 360o, Public 360o and ProArc)SpringCMSunGardSystemwareUnisys (including InfoImage)Xerox (including DocuShare)Custom-built software

角色及責任

10. 誰是貴組織最主要負責內容管理策略及方法的人?

        □ 集中式知識管理小組

        □ 集中式內容/資訊管理小組

        □ 集中式IT 小組

        □ 個別功能/業務單位管理各自的系統/流程

        □ 沒有特定的人負責

11. 誰對真正的內容負責,包括其廣度/深度並確保其正確性及時效性?

        □ 集中式知識管理小組

        □ 集中式內容/資訊管理小組

        □ 個別功能/業務單位

        □ 人事主管

        □ 專案經理/流程負責人

        □ 特定專家

        □ 社群

        □ 個別員工/內容上傳者

12. 將近有多少位全時員工支援貴組織的內容管理系統及流程(包括IT人員)

        □ 少於1位   □ 1至少於3  3至少於5  5至少於10

        10 20  □ 多於10

價值及有效性

13. 請為貴組織提供內容的網站存取有效性評分:

                        (無效、些許有效、有些有效、顯著有效、非常有效、沒有使用)

        - 入口網或電子圖書館

        - 特定領域之入口網或電子圖書館

        - Project / Team Spaces

        - 社群網

        - Wikis

14. 請為貴組織協助找出相關內容的工具有效性評分:

                        (無效、些許有效、有些有效、顯著有效、非常有效、沒有使用)

        - 集中搜尋(單一搜尋至多處系統)

        - 各自系統分開搜尋

        - 集團分類(Enterprise Taxonomy)

        - 各自業務領域之分散分類

        - Metadata (例如:內容類別、作者、上傳日期、相關流程)

        - 客製的views, feeds, or alerts

        - 最受歡迎及高評分之內容連結

        - 虛擬社群討論區

        - 社交網/微博

15. 請給貴組織目前內容管理策略及方法提供給員工所需內容知有效性評分。

        □無效  □些許有效  □有些有效  □有效  □非常有效

16. 假如貴組織目前內容管理策略及方法是低於有效,何者是讓你卻步的原因?

        □ 主要是科技(我們沒有對的工具或不是我們要的運作方式)

        □ 主要是變革管理(員工不知如何或是不想,或覺得太忙而不去用現有的工具)

        □ 主要是組織架構及權責(錯的內容管理負責小組、或是對工具/流程沒有足夠權限)

 

 

 

-〈本文完〉

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註一: APQC (American Productivity & Quality Center) www.apqc.org

 

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